何かと忙しい年度末

「音楽室ゆう」のこと

3月も半ばに差し掛かり、新年度2020年度が近づいてきています。

年度を区切りとして運営しているここ「音楽室ゆう」。ちっちゃな教室ではありますが、ご多分に漏れず、この時期はやっぱり少々忙しくなりますね。

書類の作成で忙しい

忙しくなる理由。それは、新年度用の書類の作成があるからです。

  • 年間予定表
  • 出席記録表(生徒用・自分用)
  • 「どんな曲を演奏したかな?」記録表
  • 新年度用の名簿作成

こんなところでしょうか。

自分用と、レッスンに来られているみなさん用がありますね。

2つめの「出席記録表」は、レッスンに来るみなさん自身にも付けてもらっています。表にハンコを押してもらいます。

今月何回来てるかな・・来るべき回数来れているかな・・

自分でも知っておいてほしいなと思っています。

私は私で記録をします。お金をいただいた分のレッスンをしているかどうか、きちんとチェックをしなければいけないですね。

3つ目の、「どんな曲を演奏したかな?」記録表は、1年間1枚のカレンダーに、レッスンをした曲を書き入れてもらうもの。みなさんに書いてもらっているレッスンノートの1つです。

年度の終わりに1年の振り返りをするので、そのカレンダーを見るとすぐわかる、というものですね。

4つ目の、「新年度用の名簿の作成」は、完全に私自身のものです。

自分の持ち歩く手帳に、名前、住所、電話番号を書き入れ、出先で必要になった時にすぐわかるようにしておきます。ま、携帯にも入っているんですけどね。

この名簿で、レッスン料の集金チェックもします。

重要書類は「年間予定表」

「音楽室ゆう」では、年度のはじめに、1年間のレッスン予定をまとめた「年間予定表」をお渡ししています。

1番最初に挙げた「年間予定表」。これが一番重要な書類になりますね。

町から出される行事計画カレンダー、そして、我が家(主に子ども)の予定などを確認して、レッスンをする日、お休みにする日を入れていきます。

「音楽室ゆう」では、年間42回のレッスン、としているので、どの曜日もそうなるよう、すべての曜日を数え、お休みの偏りのないようにしていきます。

この作業がなかなか大変ですね。

年度の途中で変わることもあるので、あくまでも予定で、毎月のおたよりに最新のものを載せるんですが、やはり、年間を見通せるものがあると便利かな、と思い、作っています。

2020年度 どんな1年になるかな‥しようかな・・

書類の作成は、とりあえず一区切りです。もう少し手直しの必要なものもありますが。

さあ、4月からまた新しい1年が始まります。

書類も新たに、気持ちも新たに、また4月からがんばっていきます!

タイトルとURLをコピーしました